چگونه ایمیل های خود را دسته بندی کنیم؟ (Content Filtering)

 

به کمک این قابلیت می­توان ایمیلهای دریافتی و ایمیلهای ارسالی را با توجه به یک یا چند مشخصه فیلتر کرد و اقدامات موردنظر را در خصوص آنها انجام داد.

موارد زیر از مشخصه های یک ایمیل به شمار می­روند:

_نشانی فرستنده                                    _نشانی گیرنده                                       _موضوع            

_محتوا                                                   _پیوست                                               _حجم

جهت استفاده از این قابلیت ابتدا با وارد کردن آدرس mail.yourdomainname (به جای yourdomain نام دامین خود را وارد کنید) در مرورگر، با استفاده از نام  و کلمه عبور، وارد حساب پست الکترونیکی خود شوید. برای این منظور، می توانید از لینک زیر استفاده نمایید:

چگونگی ورود به سرویس webmail

 

سپس مراحل بعدی را جهت دستیابی به گزینه Content Filtering طبق تصویر زیر دنبال نمایید :

 
 
با انتخاب گزینه New صفحه زیر نمایش داده می شود : 
 
 
 
در قسمت Condition با کلیک بر روی New Condition امکان انتخاب فیلتر ها به شکل زیر وجود دارد :
 

 

_From Address

در این دسته می­توان با توجه به آدرس و یا نام دامین فرستنده، ایمیلها را فیلتر کرد. تصمیم گیری درخصوص Trusted Senders نیز در این دسته انجام می­شود.

_Contains specific words or phrases

اگر بخواهیم ایمیلها را با توجه به وجود یک کلمه یا عبارت مشخص در آنها فیلتر کنیم از این بخش استفاده می­کنیم. کلمه یا عبارت موردنظر ما می­تواند بخشی از موضوع، نشانی گیرندگان، محتوای ایمیل و یا هر قسمتی از یک ایمیل باشد.

_To Address

اینکه گیرنده یا گیرندگان یک ایمیل چه کسانی هستند می­تواند ملاک دیگری برای فیلتر کردن ایمیلها باشد. در این بخش حتی می­توان عدم وجود نشانی یک یا چند گیرنده را نیز ملاک قرار داد.

 

_Attachments

اینکه یک ایمیل پیوست داشته یا نداشته باشد و یا اینکه نام، پسوند و یا حجم این پیوست چگونه باشد تا انتخاب شود، در این بخش می­تواند ملاک فیلترکردن ایمیلها انتخاب شود.

_Other

در این بخش سایر خصوصیات یک ایمیل نظیر حجم، محدوده زمانی دریافت، اینکه IP فرستنده آن چه باشد، اینکه احتمال برود که ایمیل موجود spam باشد و... جهت فیلتر مدنظر قرار می­گیرد.

 

در صورت انتخاب یک یا چند فیلتر از دسته ­بندیهای بالا، امکان انتخاب Actions ( اقداماتی که باید بر روی قیلتر ها انجام شود ) مطابق تصویر زیر وجود دارد :

اگر ایمیلی فیلتر شد اقدامات این صفحه بر روی آن اعمال می­شوند:

_Delete Message

ایمیل هایی که مطابقت با فیلترینگ های ایجاد شده داشته باشد را حذف می کند.

_Reroute message

یک کپی از ایمیل فیلترشده را به آدرس وارد شده در Comment Box جلوی این گزینه ارسال می­کند. قابل توجه است که در این حالت این ایمیل در حساب ما باقی نخواهد ماند.

_Bounce message

با انتخاب این گزینه، ایمیل به فرستنده آن پس فرستاده می­شود. البته باید توجه داشت که این ایمیلها را دریافت کرده­ ایم، مگر اینکه خودمان گزینه حذف آنها را نیز انتخاب کرده باشیم.

توجه: اگر Administrator امکان Bounce را غیرفعال کرده باشد، این گزینه همانند گزینه حذف عمل می­کند.

_Move message

این گزینه ایمیلهای فیلترشده را به Folder موردنظر ما انتقال می­دهد. نام Folder در Comment Box جلوی این گزینه باید تعیین شود.

اگر بعدا این Folder را پاک کنیم و همچنان این Rule فعال باشد، در صورتی که دوباره ایمیلی فیلتر شود این Folderدوباره ساخته می­شود.

_Add Header

این گزینه یک Header به ایمیل فیلترشده اضافه می­کند. Header می­­بایست به این فرمت: "X-someheadername: value " باشد که در Comment Box جلوی این گزینه باید تعیین شود.

_Rule

فیلتر یا مجموعه فیلترهایی که انتخاب و تنظیم کرده­ ایم بعلاوه اقداماتی که درخصوص انجام آنها درنظر می­گیریم تحت عنوان Rule مطرح می­شوند.

_Mark as read

این ایمیلها را به عنوان ایمیلهای خوانده شده درنظر بگیر.

_Do not deliver

این ایمیلها را ارسال نکن.

_Prefix subject

این گزینه عبارت واردشده در Comment Box جلوی این گزینه به ابتدای Subject (موضوع) ایمیل فیلترشده اضافه می­شود.

_Copy message

یک کپی از ایمیل فیلترشده را به آدرس وارد شده در Comment Box جلوی این گزینه ارسال می­کند. البته یک کپی نیز برای خودمان نگه می­دارد.

 
 
در قسمت General بعد از وارد کردن نام مورد نظر و شماره ردیف فیلتر موارد زیر را برای تنظیمات مشاهده خواهید کرد :
 
 
 
ANY condition must be met

در صورت انتخاب همزمان دو یا چند فیلتر از صفحه قبل، با انتخاب این گزینه برقرار بودن حتی یک شرط از مجموعه شرایط کافیست تا یک ایمیل فیلتر شود.

ALL conditions must be met

در صورت انتخاب همزمان دو یا چند فیلتر از صفحه قبل، با انتخاب این گزینه تمامی شرایط باید برقرار باشند تا یک ایمیل فیلتر شود.

 

 

Enable wildcards in search strings ( * and ? )

با فعال کردن این گزینه می­توانیم از Wildcards (*,?) نیز استفاده کنیم.

Matches

اگر ایمیل با موارد واردشده در textbox مطابق باشد، شرط برقرار است.

Does not match

اگر ایمیل با موارد واردشده در textbox مطابق نباشد، شرط برقرار است.

 

در نهایت مجموعه Ruleها به صورت زیر نمایش داده می­شوند:

 

 

نکته بسیار مهم:

Ruleها با توجه به ترتیب قرارگیریشان در لیست اعمال می­شوند. مثلا اگر Rule "a" در خصوص یک ایمیل اعمال شود، دیگر  Ruleها در خصوص آن ایمیل اعمال نمی­شوند. برای تغییر ترتیب قرارگیری Ruleها روی فلش­های بالا و پایین زیر ستون Move کلیک کنید.

 

موارد بالا در خصوص Domain Content Filtering بیان شد و در صورت تنظیم به کل  User Account ها اعمال می­شود. این تنظیمات را هر User نیز می­تواند برای Mail Account خود انجام دهد.

 

Add Feedback