چگونه حجم مصرفی ایمیل را می توان کاهش داد؟

 

فضای میزبانی وب، شامل ترکیبی از حجم اشغال شده توسط فایلهای وب سایت ، حجم دیتابیس و حجم ایمیلهای موجود روی سرور ایمیل است.

می توان گزارش کلی مصرف فضای مصرفی در میزبانی را از طریق کنترل پانل بررسی نمود. البته توجه داشته باشید که اعداد نمایش داده شده در گزارش، 24 ساعت یک بار به روز رسانی می شوند. در نتیجه چنانچه پس از مشاهده گزارش اقدام به کاهش حجم فایلها و ایمیلها نمایید، تغییرات حجم مصرفی در این گزارش تا روز بعد تغییر نخواهد نمود.

گزارش مصرف در میزبانی های 2003:

از طریق آدرس  cp.yourdomain (به جای yourdomain    نام دامین خود را وارد نمایید) و یا cp.iranhost.com    و با وارد نمودن نام کاربری و رمز عبور مربوطه (که برای شما ایمیل شده است) می توانید وارد کنترل پنل هاست خود شوید.

 

 

 

 

 

 

 

در لیست آیکانهای موجود در صفحه کنترل پانل، بر روی آیکان Domains کلیک کنید.

 

 

 

 

 

در پنجره باز شده، بر روی نام دامین اصلی خود کلیک نمایید.

 

 

 

 

 

سپس در پنجره زیر بر روی آیکان Statistics کلیک نمایید.

 

 

 

 

در صفحه باز شده، گزارشی کلی در زمینه میزان مصرف پهنای باند و فضای مصرفی قابل مشاهده است .

 

 

 

 

گزارش مصرف در میزبانی های 2008:

از طریق آدرس  cp.yourdomain (به جای yourdomain   نام دامین خود را وارد نمایید) و یا wsp.iranhost.com برای سرویس های میزبانی 2008 کانادا و آدرس ircp.iranhost.com برای سرویس های میزبانی 2008 داخل ایران و با وارد نمودن نام کاربری و رمز عبور مربوطه (که برای شما ایمیل شده است) می توانید وارد کنترل پنل هاست خود شوید.

 

 


 

با کلیک بر روی نام پلان میزبانی، وارد صفحه اول تنظیمات آن شوید .

 

 

 

در این صفحه گزارشی مختصر از میزان مصرف فضا و پهنای باند قابل مشاهده است. با کلیک بر روی لینک روبروی گزارش فضای مصرفی، صفحه گزارش کلی مصرف فضا به تفکیک نوع آن ارائه می گردد .

 

 

 

 

 

 

در صورت عدم بررسی و حذف به موقع ایمیلهای دریافتی اضافی و یا چک ننمودن ایمیلها به مدت طولانی، ایمیلهای دریافت شده حجم زیادی را اشغال خواهند نمود. در میزبانی های 2008 امکان ایجاد محدودیت فضا برای هریک از اکانتهای ایمیل وجود دارد. در میزبانی های 2003 فضای میزبانی و فضای تمامی اکانتهای ایمیل به صورت مشترک و بدون محدودیت اشغال فضا هستند. لذا در صورت دریافت تعداد زیادی ایمیل و عدم حذف آنها، کل سرویس میزبانی دچار اضافه مصرف فضا و در پی آن و در صورت عدم کاهش حجم و یا ارتقا به پلان بالاتر تعلیق خواهد شد.

 

اقدامات لازم پس از تعلیق سرویس بر اثر اضافه مصرف فضا

 

چنانچه به دلیل اضافه مصرف فضا سرویس شما به وضعیت تعلیق در آمده است، اقدامات زیر را جهت رفع تعلیق سرویس خود انجام دهید:

1- با بخش پشتیبانی شرکت ایران هاست به شماره تلفن 83305-021 گزینه 3 (در هر ساعت از شبانه روز) تماس حاصل فرمایید و درخواست فعال نمودن موقت سرویس خود را نمایید. به این صورت، مدت زمان کافی جهت کاهش فضای مصرفی تا حد مجاز به شما داده خواهد شد. کد کارشناس مربوطه را یادداشت نمایید.

2- در طی این مدت، اقدام به کاهش فضای مصرفی خود نمایید. در ادامه مطلب، روشهایی برای این منظور شرح داده شده است.

3- پس از کاهش فضا تا محدوده مجاز مصرف، مجددا با بخش پشتیبانی شرکت ایران هاست به شماره تلفن 83305-021 تماس حاصل فرمایید و داخلی کارشناس مربوطه (کد کارشناس) را در ادامه، وارد کنید. کارشناس مربوطه پس از بررسی کاهش فضای مصرفی در محدوده مجاز، اقدام به رفع تعلیق سرویس شما خواهد نمود.

تذکر:

چنانچه در فرصت موقت اعلام شده برای کاهش فضای مصرفی، اقدام لازم برای کاهش فضا صورت نپذیرد و یا تماس جهت اعلام کاهش فضا و درخواست رفع تعلیق سرویس انجام نگیرد، سرویس شما مجددا به وضعیت تعلیق در خواهد آمد.

 

نحوه آگاهی از ریز مصرف اکانتهای ایمیل

جهت بررسی اکانتهای ایمیلی که حجم زیادی از فضای میزبانی را اشغال نموده اند، می توان با گزارش گیری از ریز مصرف تک تک اکانتهای ایمیل استفاده نمود.

سرویس 2003

در سرویسهای 2003 لازم است از طریق تیکتینگ سیستم و پرتال کاربران (support.iranhost.com ) و پس از ورود (با نام کاربری و پسورد ویژه پرتال کاربران)، در قسمت «درج یک تیکت» اقدام به ارسال درخواستی جهت دریافت گزارش ریز مصرف اکانتهای ایمیل به بخش پشتیبانی نمایید. توجه داشته باشید که در صورت عدم ورود با نام کاربری و پسورد، بخش پشتیبانی را در لیست ارسال تقاضا مشاهده نخواهید کرد. نام دامین خود را حتما در درخواست ذکر نمایید.

سرویس 2008

در سرویسهای 2008 کافیست با ایمیلی که قابلیت Administrator را دارد، به آدرس mail.YourDomainName وارد وب میل شوید و از آنجا اقدام به مشاهده گزارش ریز مصرف اکانت های ایمیل کلیه کاربران نمایید:

 

 

 

 

 

 

 

 

چنانچه هیچ ایمیل اکانتی با قابلیت Administrator ایجاد ننموده اید، می توانید با داشتن اطلاعات ورود به کنترل پانل میزبانی خود (نام کاربری و پسورد) به آدرس cp.YourDomainName مراجعه نمایید و در قسمت اکانتهای ایمیل اقدام به ساخت یک ایمیل جدید نمایید و در تنظیمات هنگام ایجاد آن، با تیکت زدن گزینه Administrator   قابلیت را به آن ایمیل بدهید.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

روش های جلوگیری از تعلیق سرویس میزبانی به علت اضافه مصرف مربوط به حجم اشغال شده توسط ایمیل ها

 با بررسی و  مشاهده مرتب  ایمیلها از طریق وب (استفاده از وب میل) می توانید فضای اشغالی ایمیلها را کنترل نمایید. لازم به تذکر است که این عمل باید توسط کلیه صاحبان اکانت ایمیل انجام شود. چنانچه حتی یک اکانت ایمیل تحت بررسی مداوم و کنترل فضای اشغالی ایمیلهای دریافتی قرار نگیرد، امکان انباشته شدن ایمیلهای دریافتی و اسپم و در نتیجه اشغال شدن فضای میزبانی وجود خواهد داشت.

مشکل روش فوق این است که شما همواره ناچار به حذف ایمیلها هستید و امکان نگهداری تمامی ایمیلها را در صورت اشغال فضای میزبانی برای همیشه ندارید. با بالا رفتن تعداد ایمیلها، رسیدگی به آنها نیز سخت و زمانبر خواهد شد.

روش دیگر  ( به جای نگهداری ایمیلها در فضای میل باکس که در واقع فضای سرور ایمیل را اشغال می نماید)، انتقال ایمیلها به کامپیوتر شخصی (یا شرکت) می باشد.

از مزایای این روش امکان مشاهده ایمیلهای دریافت شده قبلی بدون نیاز به ارتباط با اینترنت می باشد.

در این صورت فرصت کافی به تهیه پاسخ ایمیلها و ایمیلهای ارسالی و کپی آنها بر روی کامپیوتر محلی فراهم خواهد باشد. همچنین امکانات جانبی  همچون بهره گیری از ایمیلهای از پیش آماده و ثبت اطلاعات تماس مشتریان ، در نرم افزارهای ایمیل قابل استفاده خواهند بود.

نرم افزارهای ایمیل قابل استفاده:

نرم افزارهای ایمیل متفاوتی وجود دارند که بنا به راحتی کاربر، قابل نصب و استفاده هستند.

 ، نرم افزار اوت لوک (Outlook ) در دو ویرایش، اکسپرس (Express ) و   Microsoft Outlook از مجموعه نرم افزاری مایکروسافت آفیس (Microsoft Office ) نرم افزار پگاسوس میل (Pegasus Mail ) ، نرم افزار تاندر برد (Thunderbird ) و اپل میل (Apple Mail )، همگی برای این منظور قابل استفاده می باشند.

دو  نرم افزار پگاسوس میل (Pegasus Mail ) و تاندر برد (Thunderbird ) ، به صورت رایگان در اینترنت و در وب سایت اصلی تولید کنندگان نرم افزار، قابل دانلود و نصب هستند.

 جدول زیر نام و لینک راهنمای تنظیمات نرم افزارهای متداول ایمیل را در اختیارتان قرار می دهد.

 

 

 

 

 

نام نرم افزار

 

 

راهنمای متنی

 

 

راهنمای ویدیویی

 

 

Outlook Express

 

 

 

 

×

 

 

Microsoft Outlook

 

 

 

 

 

 

Thunder Bird

 

 

×

 

 

 

 

Apple Mail

 

 

×

 

 

 

 

 

نکته : جهت رویت هر کدام از موارد بر روی تیک مقابل آن کلیک نمایید.

 

 

اگر از دیگر نرم افزارهای ایمیل استفاده نمایید، برای استفاده از میزبانیهای شرکت ایران هاست، به تنظیمات زیر نیازمندید:

1- سرور SMTP : mail.YourDomainName و یا IP میل سرور

2- تنظیم Log on نمودن در سرور SMTP با نام کاربری و پسورد ایمیل

3- سرور POP3 و یا IMAP (بسته به نوع استفاده) : mail.YourDomainName و یا IP میل سرور

4- نام کاربری: آدرس ایمیل (Yourname@YourDomainName )

 

نحوه حذف ایمیل از پوشه های مختلف inbox, Sent Item و Deleted Item

جهت حذف ایمیلها و کاهش حجم، به ترتیب زیر عمل نمایید:

ابتدا با آدرس ایمیل و پسورد خود وارد آدرس mail.YourDomainName شوید. چنانچه نخستین بار است که وارد وب میل شده اید، پنجره های زیر را مشاهده خواهید نمود که با زدن دکمه Next و Close بسته خواهند شد.

 

 

 

 

 

 

 

 

در این بخش امکان مشاهده میزان فضای اشغالی ایمیل مربوطه وجود دارد :

 

 

 

 

 

 

لیست فولدرهای موجود در میل باکس خود را در بالا سمت چپ پنجره مرورگر مشاهده نمایید. فولدرهای اصلی شامل inbox و Sent Items و Deleted Items هستند و چنانچه فولدرهای دیگری ایجاد نموده باشید، آنها را در همیت لیست مشاهده خواهید نمود.

با انتخاب هر فولدر می توانید ایمیلهای موجود در ان را مشاهده نمایید و پس از انتخاب آنها برای حذف (با زدن تیک کنار هرکدام)، بر روی دکمه Delete در بالای لیست ایمیلها کلیک نمایید و در منوی بازشده مجددا بر روی  Delete کلیک نمایید.

 

 

 


 

 

 

 

 

 

پوشه ایمیلهای ارسالی را نیز میتوان به همین شیوه پاکسازی نمود :

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

پس از حذف کلیه ایمیلها از فولدرهای مورد نظر، ایمیلهای حذف شده ، به فولدر Deleted Items منتقل می شوند. لذا با انتخاب این فولدر، اقدام به حذف همیشگی ایمیلهای حذف شده نمایید:

 

 

 

 

 

در پایان با کلیک بر روی بخش   My Today Page میتوانید حجم کنونی میل باکس را مجددا بررسی نمایید.

 

 

 

 

Add Feedback