چگونه می توان گزارش های ایمیل را دید و گزارش های زمانبندی شده را تنظیم نمود؟

گاهی اوقات حجم مصرفی به وسیله ایمیل های موجود در mail box باعث مصرف شدن حجم فضای میزبانی میگردد، و این امر گاهی اوقات موجب تعلیق سرویس مربوطه میگردد. برای جلوگیری از این اتفاق میتوانید به صورت زمان بندی شده گزارشی از فضای مصرفی به وسیله ی هر اکانت ایمیل را داشته باشید تا درصورت نیاز، در جهت جلوگیری از مصرف زیاد فضای میزبانی اقدام کنید.  جهت مشاهده اطلاعات مصرف (Report ) ایمیل اکانت خود در سرویس میزبانی وب 2008، ابتدا در صورتی که برای اولین بار است که قصد وارد شدن به حساب ایمیلتان را دارید از لینک: http://support.iranhost.com/KB/a301/webmail.aspx?KBSearchID=0 کمک بگیرید و در صورتی که قبلا از حساب ایمیلتان استفاده نموده اید، از طریق آدرس mail.yourdomainname (به جای yourdomainname آدرس دامین خود را وارد نمایید.)  تا صفحه ای مشابه صفحه زیر ظاهر شود :

توجه: اکانت ایمیلی که برای این منظور استفاده می نمایید می بایست از نوع Admin باشد. جهت آشنایی با تغییر یک اکانت ایمیل به نوع admin میتوانید از لینک "نحوه مشاهده ریز مصرف در سرویس های 2008" کمک بگیرید.

سپس در صفحه Login ایمیل اکانت کاربری و رمز عبور خود را وارد نمایید و بر روی دکمه Login کلیک نمایید.

پس از ورود به حساب کاربری خود مطابق شکل زیر در نوار ابزار سمت چپ صفحه بر روی آیکن Report کلیک کنید تا صفحه زیر ظاهر شود :

1: در قسمت Disk Usage می توانید اطلاعاتی نظیر فضای اشغالی توسط فولدرهای Deleted Items, Draft, Inbox ,… و همچنین کل فضای اختصاص یافته به اکانت خود را مشاهده نمایید. همچنین در قسمت File Storage Disk Usage می توانید اطلاعات را در بازه زمانی مشخص مشاهده نمایید.

2: با استفاده از گزینه Email در بالای صفحه می توانید یک نمونه از گزارش را به ایمیل موردنظر ارسال نمایید. از گزینه Export جهت خروجی گرفتن از گزارش به صورت فایل Excel و یا Text استفاده می شود. با انتخاب گزینه Add Favorite گزارش به لیست علایق (Favorites ) اضافه می شود. گزینه Set Dates جهت تنظیم بازه زمانی و گزینه Print جهت چاپ گزارش کاربرد دارند.

در قسمت Traffic Reports گزارش ایمیلهای دریافتی و ارسالی از لحاظ حجم و تعداد و همچنین میزان استفاده از طریق پروتکلهای مختلف قرار دارد همچنین در بخش Spam and Virus Reports گزارش مربوط به تعداد ویروس ها و هرزنامه ها وجود دارد.

Scheduled Email Reports :

جهت ارسال گزارشات به ایمیل مورد نظر در زمانهای معین می توانید به روش زیر عمل کنید :

ابتدا برروی گزینه Manage Custom Reports کلیک کنید تا صفحه Custom Reports ظاهر شود. سپس گزینه New را انتخاب کنید.

در زبانه Custom Report و در قسمت Name نامی دلخواه وارد کنید. در قسمت Default Date Range می توانید بازه زمانی مورد نظر جهت گزارش گیری را مشخص نمایید.

با انتخاب زبانه Report Items وارد این قسمت شوید. در این بخش با انتخاب گزینه Add Item پنجره زیر ظاهر می شود. در قسمت Report Item نوع گزارش خود را انتخاب کنید سپس در قسمت Name نامی دلخواه برای گزارش انتخاب کنید. سپس روی دکمه Save کلیک کنید تا پنجره بسته شود. در صفحه Custom Reports نیز بر روی دکمه Save کلیک کنید تا تنظیمات دخیره شود.

اکنون گزینه Scheduled Email Reports را انتخاب کرده و در قسمت سمت راست صفحه روی دکمه New کلیک کنید تا صفحه زیر نمایان شود:

در قسمت Report Item گزارشی را که در بخش Manage Custom Report ایجاد کردید را انتخاب کنید.

در قسمت Frequency زمان ارسال گزارش که می تواند بصورت روزانه (Daily ) ، هفتگی (Weekly ) و ماهانه (Monthly ) باشد را انتخاب کنید.

در قسمت To Address آدرس ایمیل مورد نظر جهت ارسال گزارش را وارد نمایید.

در قسمت Subject موضوع ایمیل و در قسمت  Email Format نوع ایمیل که می تواند بصورت HTML و یا Text باشد را انتخاب کنید.

در صورتی که تیک گزینه Enable charts را بزنید نمودارهای گزارش نیز در ایمیل قرار می گیرد.

در قسمت Message متن دلخواه خود را وارد کرده و سپس برروی گزینه Save کلیک کنید.

در قسمت Scheduled Email Reports با انتخاب گزینه Send now می توانید گزارش یا گزارشهایی که تعریف کردید را ارسال کنید. گزینه Edit جهت ویرایش تنظیمات ارسال و Delete جهت حذف تنظیمات استفاده می شوند.