ابتدا به نرم افزار outlook وارد شوید.
از منوی Tools گزینه Accounts را انتخاب نمایید.
در صفحه باز شده، در صورتی که از قبل ایمیل دیگری را اضافه ننموده اید، بر روی گزینه E-mail Account کلیک نمایید و در صورتی که ایمیل دیگری را از قبل اضافه نموده اید در پایین صفحه سمت چپ بر روی علامت + کلیک نمایید و گزینه E-mail… و یا Other E-mail… را انتخاب نمایید.
در صفحه جدید ؛
Password : رمز ورود به اکانت ایمیل را وارد نمایید.
Configure Automatically : تیک این گزینه را حذف و غیرفعال نمایید.
پس از انجام این موارد به صورت خودکار گزینه های ذیل به صفحه اضافه می گردد :
Type : بسته به نیاز خود یکی از موارد pop3 و یا IMAP را انتخاب نمایید.
Incoming server : این قسمت را به صورت mail.yourdomain.com کامل نمایید ( به جای yourdomain.com دامنه وب سایت خود را قرار دهید) و در صورت فعال بودن Use SSL to connect را غیرفعال نمایید و تیک آن را حذف نمایید
Outgoing server : این قسمت را به صورت mail.yourdomain.com کامل نمایید ( به جای yourdomain.com دامنه وب سایت خود را قرار دهید) و در صورت فعال بودن Use SSL to connect را غیرفعال نمایید و تیک آن را حذف نمایید
در صورتی که port 25 از سمت سرویس دهنده اینترنت و یا شبکه داخلی سرویس لوکال شما مسدود و یا محدود شده است ، تیک گزینه Override default port را فعال نمایید و عدد 25 را به 2525 تغییر دهید.
در پایان بر روی گزینه Add Account کلیک نمایید.
در صفحه باز شده در صورت علاقه می توانید نسبت به تکمیل اطلاعات شخصی خود با پر نمودن گزینه های Account description و Full name اقدام نمایید.
سپس بر روی More options کلیک نمایید.
در پنجره جدید تنظیمات را به شرح ذیل انجام دهید :
Authentication : گزینه User name and password را انتخاب نمایید.
Unqualified domain : این قسمت را خالی بگذارید.
در پایان بر روی OK کلیک نمایید.
- ﺗﻔﺎﻭﺗﻬﺎﻱ ﻋﻤﺪﻩ بین imap4 و pop3 :
در POP3 تمامی ایمیلهای موجود درپوشه Inbox به صورت کامل در outlook شما دانلود می گردد.
برخلاف pop3 در imap4 ﺑﺮﺍی ﻣﺸﺎﻫﺪﻩ ﻣﺤﺘﻮﺍی ﺍﯾﻤﻴﻞ ﻧﻴﺎﺯی ﺑﻪ ﺩﺍﻧﻠﻮﺩ ﺁﻥ ﻧﻴﺴﺖ زیرا imap4 ﺍین اﻣﮑﺎﻥ ﺭﺍ ﺑﻪ ﺷﻤﺎ میدهد که فقط موضوع (subject) ایمیل را مشاهده کنید. ﺑﻨﺎﺑﺮﺍﯾﻦ ﻓﻘﻂ ﺍﯾﻤﻴﻞ ﻫﺎﯾﯽ ﺭﺍ ﮐﻪ ﻭﺍﻗﻌﺎ ﻗﺼﺪ ﺧﻮﺍﻧﺪﻥ ﺁﻧﻬﺎ ﺭﺍ ﺩﺍﺭﯾﺪ ﺩﺍﻧﻠﻮﺩ ﻣﯽکنید . ﭘﺲ ﺑﺮﺍﻱ ﺩﻳﺪﻥ ﻟﻴﺴﺖ ﺍﻳﻤﻴﻞ ﻫـﺎﻱ ﺟﺪﻳـﺪ ﻧﻴـاﺯﻱ ﺑﻪ ﺩﺭﻳﺎﻓﺖ ﮐﻞ ﺍﻳﻤﻴﻞ ﻭﺟﻮﺩ ﻧﺪﺍﺭﺩ ﺑﻠﮑﻪ ﻣﻲ ﺗﻮﺍﻥ ﻟﻴﺴﺖ ﻧﺎﻣﻪ ﻫﺎ ﺭﺍ ﺗﻮﺳﻂ ﺗﻴﺘﺮ ﺁﻧﻬﺎ ﻣﺸﺎﻫﺪﻩ ﮐﺮﺩ و ﺩﺭ ﺻﻮﺭﺕ ﺗﻤﺎﻳﻞ ﺑﻌـﻀﻲ ﻧﺎﻣـﻪ ﻫـا ﺭﺍ ﻗﺒـﻞ ﺍﺯ ﺩﺭﻳﺎﻓـﺖ ﭘـﺎک ﻧﻤـﻮﺩ. ﺑﻪ ﺯﺑﺎﻥ ﺳﺎﺩﻩ ﺗﺮ imap4 لیست ایمیل ها را به سرعت دریافت می کند و شما با مشاهده موضوع (subject) ﻧﺎﻣﻪ ﻫﺎ ﻣﯽ ﺗﻮاﻧﻴﺪ ﻓﻘﻂ ﻧﺎﻣﻪ ﻫﺎی ﻣﻮﺭﺩ ﻧﻈﺮﺗﺎﻥ ﺭﺍ ﺑﺮﺍی ﺩﺍﻧﻠﻮﺩ ﺍﻧﺘﺨﺎﺏ ﻧﻤﺎﯾﻴﺪ.
در تنظیمات اتصال به سرویس میل از طریق Outlook در صورتی که مایل به استفاده از Encryption می باشید گزینه Use SSL to connect را فعال نمایید و پورتهای مربوط به Incoming server در صورتی که از IMAP استفاده می نمایید به 993 و در صورتی که از POP3 استفاده می نمایید به 995 و Outgoing server را به 465 تغییر دهید. شایان ذکر است این تنظیمات تنها در سرویسهای 2008 و 2012 ایران هاست که از سرویس Smartermail Enterprise استفاده می نمایند قابل استفاده می باشد.