راهنمای عیب یابی و رفع مشکلات مختلف در ارتباط - Outlook
امروزه استفاده از سرویس ایمیلهای شرکتی برای مکاتبات و تعامل با یکدیگر امری بدیهی و نیز تأثیر گذار می‌باشد، برای سهولت کار و یکپارچه سازی محتوای موجود در نامه‌های الکترونیکی ارسال/دریافت شده توسط کاربران ، نرم‌افزارهای Mail Client پا به عرصه‌ی حضور گذاشته‌اند که Outlook یک نمونه‌ی پر کاربرد آن است، همانطور که می‌دانید این نرم‌افزار محصول شرکت بزرگ مایکروسافت هست، برای استفاده از آن میبایست ابتدا یک میل اکانت داشته باشید، سپس اقدام به تنظیم آن میل اکانت بر روی Outlook نمائید،گاهأ مشاهده شده کاربران با مشکلاتی در این مرحله و یا حتی پس از تنظیم بصورت کامل و با موفقیت میل اکانت بر روی این نرم‌افزار پر کاربرد مواجه هستند، در این راهنما سعی بر این شده تا چند مورد از مشکلات عمده‌ی ارتباط این برنامه با میل‌سرورهای ایران‌هاست و نیز چند مورد از مشکلات عمده و کلی این نرم‌افزار در ارتباط با سایر میل‌اکانت‌های موجود را بررسی و راهکارهای رفع آنها ذکر شود، با ما همراه باشید :
۱ـ بسته بودن پورت SMTP از سمت ISP
پورت پیشفرض پروتکل SMTP عدد ۲۵ هست، گاهأ مشاهده شده برخی شرکت‌های ارائه دهنده‌ی سرویس اینترنت (ISP)ها بنا به دلایلی این پورت را می‌بندند و عملأ امکان برقراری ارتباط Outlook با میل سرور قطع میشود، برای رفع این مشکل ، ایران‌هاست پورت ۲۵۲۵ را جایگزین پورت پیشفرض این پروتکل تعریف کرده است تا هنگام بروز چنین مشکلی با تغییر این پورت از طریق تنظیمات میل اکانت ست شده روی Outlook ، امکان برقراری ارتباط با میل‌سرور محیا شود.
۲ـ عدم وارد نمودن اطلاعات صحیح مربوط به میل اکانت
گاهأ مشاهده شده هنگام تنظیم میل اکانت مورد نظر، اطلاعات اکانت مذکور به درستی تایپ نشده باشد و عملأ امکان شناسائی اکانت بر روی میل سرور وجود نداشته باشد،برای اطمینان از رمز عبور و میل اکانت مورد نظر، اول از طریق وب‌میل اقدام به ورود به میل اکانت خود کنید، یا میتوانید اطلاعات ورود را در یک ویرایشگر متنی مانند Note pad و یا ابزارهای مشابه تایپ نمائید و سپس Copy و Paste نمائید، اگر از اطلاعات وارد شده اطمینان دارید، برای بررسی میتوانید رمز مورد نظر را در کنترل پنل سرویس میزبانی خود مجددأ وارد نمائید، در نظر داشته باشید قبل از Save باید تیک Change Password را زده باشید تا تغییرات مربوطه اعمال شود و سپس اقدام به وارد نمودن اطلاعات حساب خود در Outlook نمائید.
۳ـ مشکلات مربوط به IP ارسال کننده
در این زمینه موارد مختلفی می‌تواند باعث بروز مشکل در ارسال میل‌ها شود، مشکل IP مربوط به سیستم شخص ارسال کننده باشد، این مورد در چند بخش قابل بحث می‌باشد، اولین موردی که باید بررسی شود این است که IP اینترنتی خود را باید از طریق سایت‌هائی نظیر " whatsmyip.org " مشاهده کنید و سپس از طریق سایت‌هائی نظیر " mxtoolbox.com " اقدام به بررسی اینکه IP شما در بلک لیست سایت‌های RBL ( بررسی ترافیک مجاز و عدم وجود محتوای مخرب در ایمیل ارسال شده را بر عهده دارند )، لیست شده یا خیر، در صورت وجود در این لیست‌ها ( با آیکن قرمز مشخص میشود )، یا باید خودتان اقدام به Delist کردن IP بکنید و یا اینکه از شرکت ISPتان مورد رو پیگیری نمایید.
همچنین در نظر داشته باشید که در سرویس های ایمیل ایران هاست تعداد 50 کانکشن از یک IP اینترنتی به هریک از پورتهای POP3 و SMTP در 10 دقیقه مجاز می باشد و در صورت عدم رعایت تعداد کانکشن در محدوده‌ی زمانی تعریف شده ، ip اینترنتی شما بر روی پورت مربوطه و به صورت موقت در Block list میل سرور لیست خواهد شد. توجه داشته باشید که هر Send/Recieve دو درخواست حساب خواهد شد، لذا بایداین مورد را مد نظر داشته باشید. توجه داشته باشید که در چنین شرایطی پیغام server busy دریافت خواهیدکرد.
۴ـ مشکل Time Out
گاهأ مشاهده میشود کاربر در هنگام تنظیم میل اکانت خود بر روی Outlook، پیغام Time out بگیرد، این به این معنی است که مسیریابی از سمت شما به میل سرور با تأخیر انجام شده و این تأخیر از حد Time Out پیشفرض Outlook بیشتر بوده است، برای رفع این مشکل باید محدودیت این زمان را تغییر دهید، به تنظیمات اکانت خود رفته و بر روی More option کلیک نمائید و در برگه‌ی Advanced مقدار Server Timeouts را تغییر دهید و تنظیمات را ذخیره نمائید، در نظر داشته باشید که این تغییرات فقط بر روی آن اکانت اعمال خواهد شد.
۵ـ عدم دریافت میل‌های ارسال شده به کاربر به دلیل نداشتن فضای کافی
برخی مواقع فضای تعریف شده برای میل اکانت، پر میشود و ایمیلهای ارسال شده به این میل اکانت ، دریافت نمی‌شوند، در حالت کلی پیغام Failure هم به ارسال کننده‌ی میل ارسال نمی‌شود و جزئیاتی از دلیل نرسیدن ایمیل ارسال شده به این آدرس در دسترس نیست، در چنین مواقعی نیاز هست که حجم تعریف شده برای میل اکانت (Mailbox size limit) مربوطه را از طریق کنترل‌پنل فضای میزبانی افزایش دهید و یا اقدام به پاک نمودن میل‌های غیر ضروری نمائید، توجه داشته باشید که قبل از انجام این چنین مواردی از ایمیلهای خود بر روی Outlook یک بک‌آپ تهیه کنید، همچنین در نظر داشته باشید برای جلوگیری از وقوع مجدد این مشکل، میتوانید با تیک زدن گزینه‌ی ( Remove from server ) و تخصیص بازه‌ی زمانی مناسب با میزان ترافیک ایمیلهای دریافتی خود، اقدام به حذف ایمیل از میل سرور پس از دریافت آن در Outlook ، نمائید.
۶ـ پائین آمدن سرعت عملکرد نرم‌افزار Outlook
کاربران گاهأ از افزونه‌های خاصی در Outlook خود استفاده میکنند و درواقع آن را از حالت پیشفرض خارج میکنند، برای بررسی عملکرد در حالت پیشفرض میتوانید از Safe mode استفاده نمائید، برای این کار کافیست Outlook را بسته و سپس با فشردن دگمه start + r ، و وارد کردن دستور outlook.exe /safe اقدام به باز کردن Outlook درحالت Safe mode بکنید.
اگر در این حالت عملکرد نرم‌افزار مناسب بود میبایست مجددأ برنامه را بسته و از منوی file در قسمت options و در قسمت Add-ins اقدام به غیر فعال نمودن افزونه‌های غیر ضروری نمائید
۷ـ ارسال ایمیل Spam بدون اطلاع کاربر
گاهأ مشتریان / مخاطبان شما از دریافت ایمیلهای نامربوط / نامفهوم از سمت شما سخن می‌گویند درحالی که شما اطلاعی از نحوه‌ی ارسال این ایمیل‌ها ندارید، در این مواقع به احتمال بسیار زیاد این مورد از سمت یک بدافزار یا یک ویروس بروز کرده باشد لذا اولین موردی که باید انجام شود این است که باید اقدام به تغییر رمز عبور میل اکانت مذکور نموده و سپس بررسی کنید که نرم‌افزارهای امنیتی مانند آنتی‌ویروس سیستم خود و نیز تمام سیستم یا ابزارهائی که از آنها لاگین کرده‌اید می‌باشد، لذا ابتدا از به روز بودن آن اطمینان حاصل نمائید و سپس اقدام به full scan سیستم/ سیستم‌ها نمائید تا از عدم وجود فایل مخرب اطمینان حاصل نمائید.
راهنما :