چنانچه می خواهید در انتهای متن نامه های ارسالی تان متنی به صورت امضای شما افزوده شود و یا ایمیل شما مربوط به شرکت یا سازمانی است و میخواهید به آن رسمیت بیشتری ببخشید ، می توانید یک امضا (Signature ) برای ایمیل خود بسازید. برای مثال امضای شما میتواند شامل نام کامل شما ، پست سازمانی و لوگوی شرکت تان باشد و به صورت خودکار در پایان تمامی نامه هایتان درج گردد. برای این کار مراحل زیر را انجام می دهیم. بعد از ورود به صفحه webmail خود با استفاده از آدرس (mail.yourdomainname.com) می توانید برای فعال سازی امضاء مراحل زیر را طی کنید: 1- به قسمت Setting وارد شوید. 2- از منوی سمت چپ روی گزینه Signatures کلیک کنید. 3- بر روی Signature New برای ایجاد یک امضای الکترونیکی جدید کلیک کنید.
پنجره ای جدید مانند شکل زیر برای ایجاد امضای مورد نظر ظاهر می گردد:
در این پنجره در صورتی که بخواهید امضای شما فقط شامل متن مانند نام و پست سازمانی شما گردد، می توانید در همین صفحه اطلاعات متنی خود را وارد نمائید.در صفحه ی جاری با انتخاب گزینه ی More مطابق تصویر زیر سایر ابزارک های موجود از جمله تغییر فونت ، تغییر سایز و ... را مشاهده نمایید.در صورتی که قصد درج آرم یا لوگوی خاصی در امضای خود دارید ، می توانید با انتخاب آیکون  وارد تنظیمات مربوط به اضافه نمودن تصاویر شوید:
بعد از انتخاب آیکون مربوطه صفحه زیر را مشاهده خواهید کرد.در این صفحه و در قسمت URL بایستی آدرس اینترنتی عکس مورد نظرتان را وارد نمایید.
در صورتی که با زبان کد نویسی HTML آشنایی دارید ، برای نوشتن کد های لازم برای درج متن و لوگوی مورد نظر در Signature ، به قسمت Source وارد شوید.بدین ترتیب می توانید از کدهای HTML در ساخت امضای استفاده کنید ( در ادامه کدهای نمونه ای در اختیار شما قرار خواهند گرفت) اما در صورتی که تسلط کافی به زبان کد نویسی HTML ندارید، می توانید از کدهای آماده که در فایل پیوست زیر قرار دارد ؛ و یا در ادامه قرار داده شده است استفاده نمائید ؛ می توانید کدهای نمونه را در نرم افزاهای ادیت کد مانند Notepad ++ اضافه کرده و بسته به نوع امضای خود اقدام به ویرایش آنها کنید. در نرم افزار Notepad++ ابتدا یک صفحه جدید با استفاده از New ایجاد کنید و در منوی Language گزینه HTML را انتخاب نموده : در خط شماره 2 میتوانید در قسمت color کد رنگ خود را با استفاده از این لینک یافته و قرار دهید. و در قسمت font-size اندازه فونت نام خود را تعیین نمائید و به جای عبارت Iranhost Signature Test نام خود و یا عبارت مدنظر خود را قرار دهید . در خط شماره 3 می توانید ، نام ایمیل خود را در به جای عبارت Support@iranhost.com قرار دهید. در خط شماره 4 هم میتوانید شما تلفن و یا فکس خود را قرار دهید . در خط شماره 6 میتوانید یک لوگو و یک لینک را قرار دهید که به ترتیب به جای عبارت داخل کتیشن روبروی src آدرس تصویر و یا لوگو خود را قرار دهید و به جای عبارت داخل کوتیشن روبروی href آدرس و یا لینک خود را قرار دهید تا مخاطب ایمیل با کلیک بر روی آن لوگو و یا تصویر به آدرس مدنظر شما هدایت شود. در انتها هم در خط شماره 8 می توانید هر متن دلخواهی را وارد نمائید تا در انتهای ایمیل شما نمایش داده شود . کدهای نمونه برای امضاء : <div>
<span style="color:#3366ff;"><span style="font-size:18px;"><strong>Iranhost Signature Test</strong></span></span>
<p color="Green"><b>Email : Support@iranhost.com </b></p>
<p>Tel : 021-833305 (3)</p>
<br>
<img alt="Iranhost" href="http://iranhost.com" src="http://iranhost.com/Themes/General/Images/SpecialEvents/IranhostLogo.png" />
<br>
<p>سپاسگذارم از ایمیلی ارسالی شما</p>
</div>
همچنین برای نوشتن کد های لازم جهت درج متن و لوگوی مورد نظر می توانید از نرم افزار هایی مانند Microsoft Expression web استفاده کنید، در این نرم افزار به سادگی می توانید متن و عکس خود را وارد و تنظیم کنید، تا نرم افزار کد HTML مخصوص به آن را به شما ارائه دهد و می توانید با قرار دادن کد مربوطه در صفحه بالا از امضای خود استفاده کنید. برای این کار مراحل زیر را انجام می دهیم: ابتدا نرم افزار Microsoft Expression Web را اجرا کرده: از منوی New روی گزینه HTML کلیک نمایید، تا یک صفحه جدید از نوع HTML ساخته شود. همانطور که مشاهده می کنید صفحه ای جدید با ساختار HTML ایجاد شده است. اما در حال حاضر شما فقط کد های HTML را مشاهده می کنید. برای اینکه بتوانید با محیط گرافیکی و ساده صفحه خود را طراحی کنید به قسمت Design در پایین صفحه بروید. 
در قسمت Design می توانید متن مورد نظر خود را که مایلید به عنوان امضای الکترونیکی شما باشد را تایپ کنید، همچنین برای وارد نمودن لوگو یا آرم مخصوص به خود می توانید از منوی Insert ، به زیر منوی HTML وارد شده و روی گزینه Image کلیک کنید با انتخاب گزینه Image آیکون کوچکی به عنوان عکس مورد نظر شما روی صفحه قرار می گیرد، اما هنوز فایل مورد نظر شما را در بر ندارد. با دو بار کلیک روی آیکون مذکور پنجره زیر باز می شود، که در آن می توانید آدرس فایل لوگو یا عکس مورد نظرتان را از آدرس اینترنتی عکس وارد نمایید. 
در این صفحه و در قسمت Hyperlink در پایین پنجره ، در قسمت Location آدرس URL (آدرس اینترنتی ) عکس مورد نظرتان را وارد نمایید.سپس روی گزینه OK کلیک کنید تا تنظیمات وارد شده اعمال گردد. پس از کامل کردن تمامی تنظیمات مربوط به محتوای امضای الکترونیکی، حالت نمایش صفحه را مجددا از حالتDesign به Code تغییر دهید. در این حالت می توانید به کدهای HTML مربوطه دسترسی پیدا کنید. حالا تنها کافی است تا کد های مربوطه را کپی کرده و در قسمت Signature حساب کاربری ایمیل خود وارد نمایید. در تصویر فوق کد های HTML از نرم افزار Microsoft Expression Web کپی شده است. 
پس از کامل کردن تمامی موارد مدنظر خود دو باره به صفحه Smartermail و قسمت تنظیمات مربوط به محتوای امضای الکترونیکی مراجعه کنید و حالت نمایش صفحه را مجددا را به حالت Source تغییر دهید. در این حالت می توانید کدهای HTML خود را در این قسمت وارد نمائید . بعد از تغییر به حالتSource می توانید Signature حساب کاربری ایمیل Paste کنید. بعد از Paste کردن کدهای مربوطه در این صفحه، در قسمت Name در بالای صفحه یک نام دلخواه برای امضای خود انتخاب کرده و روی گزینه Save کلیک کنید. امضای الکترونیکی شما با موفقیت ساخته شده است، حالا تنها باید مشخص کنید که برای کدامیک از حساب ها قصد استفاده از آن را دارید. به برگه Mapping برگشته و از منوی مقابل هر یک از حساب ها نام امضای خود را انتخاب نمایید. سپس روی گزینه Save در بالای صفحه برای ثبت عملیات کلیک کنید.
از این به بعد با ارسال نامه توسط شما امضایتان به آن افزودن خواهد شد. در نظر داشته باشید که در هر ارسال جدید میتوانید از منوی مقابل ایمیل ارسال کننده در قسمت From ؛ امضای موردنظر خود را انتخاب نمائید . بعد از ارسال ایمیل می توانید امضای ذخیره شده خود را در ایمیل های ارسالی مشاهده نمائید .
|