زمانی که در یک شبکه با تعداد کاربران بالا ، همگی بازه زمانی پیش فرض را تعیین کرده باشند ، حتی در صورت عدم Send/Recieve دستی نیز ارتباط Outlook کاربران به صورت خودکار به سرور ایمیل برقرار خواهد شد و به تعداد کاربران ، ارتباط به سرور ایمیل برقرار می شود .
در این شرایط کاربران می توانند outLook را به گونه ای تنظیم کنند که در فاصله زمانی دلخواه به ارسال و دریافت ایمیل های جدید بپردازد و به این صورت ، تعداد ارتباطات خود را به سرور ایمیل مدیریت کند .
علاوه بر این ، کاربر می تواند این زمان دلخواه را برای یک یا چند حساب ایمیل و یا حتی فقط برای یک گروه خاص فعال کند. نکته دیگر این است که کاربر می تواند Outlook را به گونه ای تنظیم کند که در هنگام خروج نیز اقدام به دریافت و ارسال ایمیل کند.
برای فعال کردن این ویژگی ها باید به مسیر زیر مراجعه شود :
Outlook 2007 :
Tools > Send/Receive > Send/Receive Settings
Outlook 2013 :
File > Option > Advanced >Send/Receive
نکته : سریع ترین روش استفاده از کلید های ترکیبی ALT+CTRL+S است.
در پنجره باز شده ، گروه های موجود قابل مشاهده است. گروه پیش فرض گروه ALL ACCOUNTS است بدین معنی که تنظیمات انجام شده بر روی آن ، بروی تمامی حساب های موجود اعمال می شود. لذا جهت اعمال آن بر حساب های خاص باید یک گروه کاربری ایجاد شود . برای ایجاد گروه جدید می توان بر روی گزینه New کلیک کرد.
پس از انتخاب گروه مورد نظر، در پایین گزینه Schedule an automatic send/receive every minutes را میتوان فعال کرده و عددی را بر حسب دقیقه به عنوان میزان تاخیر در ارسال/دریافت وارد کرد.این عدد می تواند بین 1 تا 1440 باشد. بیشترین مقدار به معنی انجام ارسال/دریافت به میزان یک بار در روز است.
استفاده از گروه ها زمانی مفید است که کاربر چندین حساب ایمیل دارد و می خواهد یک حساب خاص ، در بازه زمانی مشخصی بررسی شود و حساب دیگر را در بازه های زمانی متفاوتی بررسی کند. لذا کاربر می تواند یک گروه برای حساب های خاص خود ایجاد کرده و مقدار زمان تاخیر مورد نظر را بر آنها اعمال کند.
ویژگی دیگری که در بخش send/receive وجود دارد این است که کاربر می تواند Outlook را طوری تنظیم کند که در هنگام خروج از برنامه اقدام به ارسال و دریافت ایمیل ها کند. بدین منظور کافیست که کاربر گزینه Perform an automatic send/receive when exiting. را فعال کند.